Parce qu’assurer la rentabilité de son investissement immobilier à usage locatif est le but ultime de tout propriétaire, il est indispensable de mettre en place une bonne gestion locative afin d’atteindre cet objectif.
À cet effet, il existe des consignes certes simples, mais très efficaces, qu’il faudrait suivre par le propriétaire et qui visent à améliorer l’efficacité de la gestion des biens locatifs au quotidien. En voici trois qui permettront au propriétaire de rompre avec l’aspect chronophage de cette activité, tout en augmentant la rentabilité.

1er conseil : bien s’organiser pour faciliter l’accès aux informations

Pour toute activité humaine, gagner du temps nécessite une organisation rigoureuse. C’est d’autant plus vrai pour la gestion des biens locatifs qui repose, d’abord, sur la collecte d’informations et qui implique, par ailleurs, des tâches récurrentes – et parfois, fastidieuses – qui se répètent à un rythme mensuel.

En effet, l’aspect administratif, tout comme l’aspect juridique et financier de l’activité, imposent une classification minutieuse de tous les documents – à commencer par les contrats de location et les quittances de loyers. Il est tout à fait indispensable, également, de pouvoir bénéficier d’un accès facile à toutes les informations relatives :

• aux biens pour en assurer l’entretien,
• aux locataires pour pouvoir résoudre les problèmes éventuels
• et aux loyers pour réagir en cas d’impayés

C’est là que le recours à un logiciel de gestion locative peut se révéler très efficace puisqu’il permet de mettre un suivi informatisé, instantané, rendant les informations utiles accessibles de partout via internet.
Ces logiciels offrent un tableau de bord qui comporte toutes les données collectées. Par conséquent, le propriétaire d’immeubles de rapports peut, très facilement, consulter la situation de ses locataires et de ses loyers à tout moment, grâce à une vue d’ensemble, ce qui lui procure un gain de temps considérable d’une part, mais aussi lui permet de réagir rapidement en cas de besoin.

2ème conseil : automatiser la création des documents et programmer leur envoi

Outre les documents de base, à savoir, les baux et les quittances de loyers, d’autres documents constituent l’arsenal administratif et juridique de la gestion locative. On cite, à titre d’exemple, les lettres de rappel et les mises en demeure que le propriétaire peut se trouver dans l’obligation d’adresser au locataire récalcitrant afin de l’inciter à régler sa dette locative. Après les messages téléphoniques et les courriers électroniques restés sans effet, il est d’usage d’envoyer au locataire n’ayant pas honoré son loyer à l’échéance une première lettre de relance par courrier postal. Puis, lorsque celle-ci n’aboutit pas au règlement du loyer impayé, le propriétaire envoie une deuxième lettre de relance.

Ces deux rappels par courrier postal simple permettent au propriétaire de garder une trace écrite des démarches de règlement à l’amiable qu’il aura entrepris auprès du locataire défaillant, avant d’ester en justice. En effet, une dernière lettre de mise en demeure, adressée par courrier postal recommandé avec accusé de réception, est nécessaire avant d’entamer toute procédure judiciaire à l’encontre du locataire récalcitrant, que ce soit par un commandement de payer adressé par voie d’huissier de justice ou par une action intentée auprès du tribunal compétent.

Là encore, le logiciel de gestion locative intervient, en vue de décharger le propriétaire de tout un lot de paperasse et de déplacements inutiles.
En effet, les contrats de location et les quittances de loyers peuvent être édités en version électronique, personnalisés et adressés aux locataires, via le logiciel de gestion locative. De même pour les rappels et les relances, que ce soit par SMS, courrier électronique ou encore par courrier postal, qui peuvent être programmés de manière automatique, semi-automatique ou manuelle sur le logiciel de gestion locative, aux échéances choisies par le propriétaire.

3ème conseil : établir une connexion bancaire

Une bonne gestion locative ne peut être considérée comme telle que si elle allie l’aspect administratif et juridique à l’aspect financier, qui demeure son principal objet.

D’une manière générale, chaque locataire a un compte bancaire depuis lequel il effectue généralement les paiements de ses loyers. Si vous êtes un propriétaire d’un immeuble de rapport, pensez à disposer d’une connexion entre votre compte bancaire et une application de gestion locative. Ceci vous fera gagner énormément de temps et faciliterait considérablement le processus de réconciliation des paiements de manière automatique, ainsi que le suivi de ces derniers en toute simplicité. Vous n’aurez donc plus besoin de pointer manuellement les virements reçus et de les assigner aux différents locataires et bien immobiliers loués. Une opération qui nécessite de la concentration, un temps à allouer chaque mois, et qui peut être source de stress, mais aussi d’erreur ou de retard de réaction.

Concrètement, avec un logiciel relié à votre compte bancaire, le défaut de paiement d’un ou de plusieurs loyers sera, immédiatement, signalé par le biais d’une alerte créée à cet effet. Par la même occasion, le propriétaire pourra superviser l’état de ses comptes et le solde de ses crédits, après déduction des charges locatives.
En cas de loyers impayés, il est fort recommandé de ne pas laisser la dette locative se creuser, au risque de ne plus pouvoir régler le problème.

Lire notre article : Comment se protéger du problème des loyers impayés

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En somme, l’utilisation d’un logiciel de gestion locative offre des avantages indéniables pour le propriétaire de biens locatifs dont l’objectif final est d’améliorer sa rentabilité par une gestion efficace de son investissement immobilier, lui garantissant un gain de temps et d’argent fort appréciable.