une gestion d'entreprise solide et tournée vers l'avenir
Qollex offers you a range of practical tools to help you lay stable and sustainable foundations for your business. We know that as an entrepreneur, it is often difficult to keep an overview of all important processes, decisions and risks.
AURETO – Ordre et clarté
dans vos réunions
Avec Aureto, vous organisez toutes
vos réunions et décisions de
manière claire et efficace.
Vous pouvez créer des
ordres du jour, envoyer des
invitations, rédiger des comptes
rendus et documenter vos
processus. Cela signifie moins de stress et plus de transparence pour votre équipe.
Version MONO-entreprise - MINI groupe - MULTI entreprises
QUALI GEST – Garder un œil
sur la qualité
La qualité est le cœur
d'une entreprise prospère. Avec
notre système de gestion
de la qualité (QMS), vous
recensez rapidement et toutes les réclamations et problèmes
rencontrés. Vous pouvez ensuite
les traiter systématiquement
avec votre équipe. Ainsi, vous
assurez la satisfaction de vos
clients et l'amélioration
continue de votre entreprise.
BIZ INFO – Les bonnes informations au bon moment
Biz-Info est votre tableau de
bord personnel, qui vous
fournit les informations en temps réel.
Qu'il s'agisse de données internes
ou de tendances du marché
externe, vous avez toujours tout
sous contrôle et pouvez
réagir immédiatement. Ainsi, vous
prenez de meilleures décisions
et gardez une longueur d'avance
sur vos concurrents.
RISCON – Identifier et
gérer les risques
Les risques font partie du métier, mais avec Riscon (Risc controle), vous les maîtrisez.
Cet outil vous aide à identifier, évaluer et surveiller toutes les
menaces possibles.
Si un risque augmente, vous serez immédiatement averti, vous permettant ainsi d'agir à temps. Cela protège votre entreprise et garantit
une sécurité accrue.
AURETO
Un outil de digitalisation de la gouvernance d'entreprise
Calendrier annuel des réunions
Le logiciel AURETO permet de planifier et de digitaliser le processus de gestion des réunions des organes de gestion. Il débute par la création d’un calendrier annuel des réunions (Conseils d'administration, Assemblées générales, etc.) en recueillant le feedback des participants via un système d’aller-retour et d’annotations. Une fois le calendrier finalisé, il est automatiquement enregistré dans le logiciel.
Invitations et gestion des ordres du jour
Le logiciel prend en charge l’envoi automatique des invitations aux réunions, basées sur des ordres du jour prédéterminés ou personnalisables. Chaque participant peut apporter des modifications et ajouter des points à l’ordre du jour, qui sera ensuite validé par le Président du Conseil d'administration.
Gestion des documents et rapports
AURETO gère également la demande de documents ou de rapports externes nécessaires pour les réunions. Le logiciel, programmé à l’avance, sollicite automatiquement ces informations auprès des personnes responsables, à des intervalles prédéfinis avant la réunion.
Rédaction et validation des procès-verbaux
Après la réunion, le secrétaire peut rédiger directement le procès-verbal sur la base de l’ordre du jour déjà intégré. Ce document est ensuite soumis au Président pour validation ou correction. Une fois validé, le procès-verbal est signé par les participants concernés et archivé sur la plateforme.
Gestion des contacts et opérations inter-entreprises
AURETO maintient une base de données à jour des informations signalétiques des entreprises et des membres des organes de gestion (actionnaires, administrateurs, etc.). Il conserve également une trace des opérations inter-entreprises comme les augmentations de capital, les prêts, les versements de dividendes, et bien plus.
QUALI-GEST
Outil de gestion des
non-conformités et plaintes
Recensement des non-conformités et plaintes
QUALI-GEST permet de centraliser toutes les non-conformités ou plaintes au sein de l'entreprise. Chaque problème est identifié et enregistré dans le logiciel pour un suivi rigoureux.
Analyse des origines et attribution des responsabilités
Le logiciel effectue une analyse approfondie des causes de chaque non-conformité ou plainte, puis attribue des tâches spécifiques aux personnes responsables, que ce soit en interne ou en externe, pour résoudre les problèmes dans les plus brefs délais.
Suivi des parties prenantes
QUALI-GEST assure la communication avec les parties prenantes, comme les clients ou les fournisseurs, en les tenant informés de l'évolution du traitement des problèmes.
Gestion des remarques des auditeurs
En plus des plaintes, QUALI-GEST permet de recenser et traiter les remarques formulées par les auditeurs internes ou externes, garantissant une prise en charge structurée des observations
Évaluation des résultats
Une fois chaque problème traité, un récapitulatif permet d’évaluer la satisfaction de la partie prenante concernée ainsi que les coûts et ressources mobilisés pour la résolution. Cela offre une visibilité sur l’efficacité des solutions mises en œuvre.
Génération de statistiques et suivi dans le temps
QUALI-GEST génère des statistiques sur la fréquence des problèmes, les coûts de résolution, et l'énergie déployée. Sur le long terme, cela permet de mesurer la diminution des non-conformités et des efforts nécessaires pour les corriger.
RISCON
Outil de gestion et de
suivi des risques
Identification et évaluation des risques
RISCON permet d’identifier tous les risques potentiels au sein de l’entreprise. Chaque risque est ensuite évalué en fonction de deux critères principaux : la fréquence (probabilité de survenance) et la gravité (impact potentiel).
Définition des Risk Drivers (KRI - Key Risk Indicators)
Pour chaque risque, le logiciel identifie les « risk drivers » , c'est-à-dire les éléments ayant une influence directe sur l’évolution du risque. Ces facteurs peuvent soit amplifier, soit réduire la gravité du risque. Ils sont également appelés KRI (Key Risk Indicators) .
Suivi périodique des Risk Drivers
Le logiciel propose un suivi périodique des risk drivers pour mettre à jour constamment les risques. Ce suivi permet de surveiller l’évolution de ces indicateurs et d’anticiper les risques avant qu’ils ne deviennent critiques.
Simulations de risques
RISC-GUARD inclut une fonctionnalité de simulation, permettant de tester différents scénarios en modifiant la gravité des risques et l’influence des risk drivers. Cela aide à comprendre comment les risques pourraient évoluer dans différentes situations.
Alertes et actions correctives
Le logiciel peut générer des alertes automatiques lorsque certains KRI atteignent des seuils critiques, signalant ainsi au management que des actions correctives doivent être entreprises pour éviter une aggravation des risques.
Intégration dans la gestion globale de l'entreprise
RISCON s’intègre parfaitement avec les autres outils de gestion de l’entreprise, offrant une vue complète et actualisée des risques pour permettre une prise de décision éclairée et proactive.
BIZ INFO
Tableau de bord en ligne en temps réel pour une gestion centralisée des KPI
Création et gestion des KPI
BIZ-INFO permet de créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre les indicateurs de performance clés (KPI) de l'entreprise. Pour chaque KPI, il est possible de définir la personne responsable de fournir l'information, avec des périodicités spécifiques (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc.).
Récupération automatique des informations
Le logiciel envoie automatiquement des notifications aux responsables pour récupérer les données nécessaires. Une fois collectées, ces informations sont intégrées au tableau de bord et mises à disposition du management en temps réel. Ce processus garantit que les données sont toujours à jour et accessibles en un clic.
Flexibilité organisationnelle
BIZ-INFO permet de configurer des tableaux de bord complexes en fonction de la structure de l'entreprise. Il est possible de créer des niveaux hiérarchiques : entreprises, départements, et KPIs , avec la possibilité de définir qui a accès aux informations. Cela offre une vue d'ensemble claire et adaptable, quel que soit le nombre d'entités ou la complexité de l'organisation.
Accessibilité mondiale et sans connexion à d'autres systèmes
Contrairement à de nombreux autres outils de tableau de bord qui nécessitent une connexion directe à des logiciels tiers, BIZ-INFO se distingue par sa capacité à fonctionner de manière indépendante . Il peut recevoir et traiter des informations de n’importe quelle source et de n'importe quel format , provenant de n'importe où dans le monde , simplement via un système de requêtes par email. Cette flexibilité permet d'organiser les données de manière centralisée sans dépendre d'autres outils informatiques.
Accessibilité mobile et mises à jour en temps réel
Les tableaux de bord sont entièrement accessibles sur tous les appareils mobiles, offrant ainsi aux dirigeants une vue en temps réel et en ligne , où qu'ils se trouvent. Cela facilite la prise de décision rapide et éclairée grâce à des informations toujours à jour.