Entre les contrats de location, les loyers à percevoir et les locataires, la gestion locative peut s’avérer plus compliquée qu’il n’y paraît. D’autant plus qu’elle concerne tous types d’immeubles à usage locatif, qu’il s’agisse d’un bail d’habitation, commercial ou industriel. C’est également une activité chronophage qui implique de nombreuses connaissances afin d’être menée correctement.

Pour cette raison, les propriétaires de biens immobiliers en location recourent parfois à des agences immobilières pour les aider dans la gestion locative, mais cela peut s’avérer coûteux et compromettre la rentabilité. D’autres solutions existent, à moindre coût et qui sont pourtant très efficaces, parmi lesquelles le recours à un logiciel de gestion locative.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ? Comment ça fonctionne et à quoi ça sert ? C’est ce que nous allons expliquer dans cet article.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?

 

Véritable outil de gestion, le logiciel de gestion locative permet – aussi bien aux professionnels de l’immobilier qu’aux particuliers – d’améliorer la gestion de leurs locataires et de leurs loyers, tout en gagnant, de manière considérable, du temps et de l’effort. Ces logiciels offrent généralement un large éventail de fonctionnalités pour simplifier la gestion des biens immobiliers, notamment la gestion des contrats de location, le suivi des dépenses, l’émission de rappels, le suivi des documents, etc… Nous y reviendrons plus en détail dans la suite de l’article.

Les logiciels de gestion locative offerts sur le marché se présentent sous deux formes :

 

• Des logiciels exécutables : ce sont des programmes informatiques que vous pouvez installer sur un ordinateur ou un autre appareil pour les utiliser. Vous pouvez les télécharger depuis le site web du fournisseur, les installer sur votre appareil et les exécuter pour accéder à toutes les fonctionnalités de gestion locative qu’ils offrent.
• Des logiciels SaaS (Software as a Service en anglais) : ce type de logiciels de gestion locative sont basés sur le Cloud, et ne nécessitent pas d’installation sur un ordinateur local. Ils sont accessibles via un navigateur web moyennant la saisie d’identifiants de connections (Nom d’utilisateur et mot de passe), ce qui signifie que vous pouvez les utiliser à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Ils ont l’avantage de la mobilité et de la facilité d’accès, car vous n’avez pas besoin de vous soucier de l’installation ou de la mise à jour du logiciel sur votre propre matériel. Les logiciels de gestion locative SaaS représentent aujourd’hui la part le plus important de l’offre sur le marché vu les avantages qu’ils offrent.

Il existe également des applications mobiles de gestion locative. Ces applications appartiennent généralement aux mêmes sociétés qui éditent les logiciels de gestion locative ou immobilière, et offrent toutes ou une partie des fonctionnalités du logiciel. Ils ont l’avantage d’être accessibles facilement sur mobile et tablettes à tout moment, ce qui représente un atout de taille pour les utilisateurs.

 

À quoi sert un logiciel de gestion locative ?

 

Pratique et efficace, le logiciel de gestion des loyers et des locataires offre au propriétaire, souvent débordé par les différentes tâches administratives qu’implique la gestion locative, la possibilité de les regrouper sur une plateforme souple et facilement accessible.

Souple, car le logiciel de gestion locative s’adapte, tout à fait, à la croissance de l’activité, qu’il s’agisse d’une agence immobilière ou d’un particulier.

Facile d’accès car il peut être utilisé en ligne via un simple lien, ou installé sur un ordinateur portable, une tablette ou un Smartphone pour assurer un meilleur suivi de l’activité locative, y compris en cas de voyage.

Le logiciel évite, par ailleurs, les déplacements répétés et épuisants que le propriétaire peut se trouver amené à faire, dans le cadre des démarches administratives qu’implique l’activité de gestion locative. Cela représente pour le propriétaire – particulier ou professionnel – un gain de temps et une économie d’effort importants et forts appréciables.

Il permet également de prendre en charge de manière automatique toute la partie relative aux rappels, et constitue ainsi un véritable outil d’aide à la gestion. Il offre aussi dans la plupart des cas des fonctionnalités de gestion des documents et de gestion financière et comptable, ce qui rend la vie des propriétaires beaucoup plus facile.

Ainsi, le logiciel de gestion locative constitue un outil qui permet au propriétaire d’appartement et d’immeuble de rapport de gérer seul ses contrats de location, efficacement et en toute autonomie, sans avoir forcément recours à une agence. Un atout qui permet de faire des économies importantes sur le long terme.

 

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion locative ?

 

Nous en venons naturellement aux fonctionnalités. Bien que simple d’utilisation, le logiciel de gestion locative est un outil polyvalent dans la mesure où il permet au propriétaire d’immeubles de rapport ou au gérant d’une agence immobilière d’accéder à de nombreuses fonctionnalités.

Nous allons présenter 10 fonctionnalités qu’on retrouve dans la majorité des logiciels de gestion locative :

 

1. La gestion des loyers : suivi des paiements des loyers, rappels de paiement, génération de reçus.
2. La gestion des contrats de location : création, suivi et stockage des contrats de location sous format électronique
3. Le suivi des dépenses : enregistrement et catégorisation des dépenses liées à chaque propriété.
4. La gestion des réparations et de l’entretien : suivi des demandes de réparations, affectation aux prestataires de services et suivi de l’état d’avancement.
5. La communication avec les locataires : messagerie intégrée pour la communication avec les locataires, envoi de notifications et d’annonces importantes, ou envoi de courrier électronique.
6. Le suivi des documents : stockage et gestion des documents relatifs aux propriétés et aux locataires.
7. Les rapports financiers : génération de rapports financiers pour évaluer la performance de la location.
8. Le suivi de la vacance : suivi des périodes de vacances, et marketing des propriétés disponibles pour certains logiciels.
9. La gestion des taxes : aide à la gestion des obligations fiscales et comptables liées à la location.
10. L’intégration du paiement en ligne : certains logiciels permettent aux locataires de payer directement en ligne, d’autres fonctionnements selon un principe de paiement automatique par virement bancaire, simplifiant le processus de paiement.

Ainsi, les logiciels de gestion locative permettent de simplifier et d’automatiser de nombreuses tâches liées à la gestion de biens immobiliers, ce qui permet d’économiser du temps et de réduire les erreurs. Ils sont particulièrement utiles pour les propriétaires et les gestionnaires de biens qui gèrent plusieurs propriétés.

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